Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, sebagai sumber informasi, sebagai pusat ingatan bagi organisasi baik di permerintahan maupun diswasta. mengingat arti pentingnya arsip pemerintah kota Padang menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan dilingkungan Organisai Perangkat Daerah (OPD).hal ini terbukti diperlukannya beberapa peraturan kearsipan.
Hal ini dikatakan Walikota Padang H.Mahyeldi Ansarullah ketika menyerahkan piagam penghargaan kepada tiga Organisasi Perangkat Daearah (OPD) terbaik tentang tenaga pengelola arsip di bidang kearsipan dilingkungan pemerintah Kota Padang diruang pertemuna Bagindo Aziz Chan Kantor Balai Kota Aia Pacah pada rapat Staf Senin 21/1/2019.
"Mahyeldi mengatakan", Kearsipan suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan arsip atau dokumen menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.
Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor, sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segalanya sesuai tergantung kepada dokumen. Baik itu didunia perusahaan, pemerintahan. Arsip sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi. Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi.
Dari segi pengelolaan arsip yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna dapat membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. organisasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur dokumen penting mengenai kemajuan sistem di pemerintahan.
Arsip adalah salah satu kegiatan pokok dalam bidang kearsipan. Arsip dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga arsip tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.Jelas Mahyeldi"
Sementara itu kepala arsip dan pustaka Muji Susilawati mengatakan.untuk peningkataan kinerja tenaga pengelola kearsipan Satuan Kerja Perabgkat Daerah (SKPD) dilingkungan pemerintah Kota Padang perlu dilakukan penilaian atau evaluasi sampai kecamatan.
Berdasarkan penilaian,evaluasi yang dilakukan oleh tim penilai.dan telah ditetapkan tenaga pengelola kearsipan terbaik.untuk terbaik satu diraih Inspektorat Kota Padang,terbaik dua Badan pengelola keuangan dan Aset Daerah Kota Padang dan terbaik tiga Kecamatan Kuranji.
OPD yang mendapat penghargaan dari tata kelola kearsipan yang dievaluasi seluruh OPD sampai kecamatan ada beberapa kriteri penilaiaanya. dari segi materi registrasi sampai pada prosea pelaksanaan tenaga pengelola kearsipan tersebut. dan sarana prasarana yang disediakan oleh OPD tersebut terhadap penyedian untuk dapat di pasilitas dari arsip itu sendiri.
kita tahu selama ini kearsipan itu tidak terlau di pandang sebagai suatu hal yang sebenarnya. padahal araip sangat penting sekali dari pada surat yang diolah tersebut.dari epaluasi ini diharapakan untuk lebih konsisten tata kelola kearsipan.karena arsip adalah suatu hal yang sangat penting dan merupakan dokumen yang sangat penting dari perjalanan kegiatan di suatu organisasi baik Pemerintah ataupun non pemerintah.pungkas Muji.
Terbaik satu Inspektorat diterima oleh Kori Saidan sedangkan terbaik dua Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah diterima oleh Andri Yulika untuk terbaik tiga kecamatan Kuranji langsung diterima Camat Kuranji Dra.Racmadeny Dewi Putri. (yz).
