Arsip merupakan bukti penting dalam kegiatan kedinasan dan keberadaanya di setiap OPD merupakan hal yang tidak dapat dielakkan, karena dalam kegiatan kedinasan sehari-hari pasti akan menciptakan dokumen yang lama-lama bertumpuk menjadi arsip. Hal yang perlu dilakukan adalah menata arsip tersebut dalam tatanan yang sistematis, sehingga mudah untuk menemukannya kembali dan mudah pula untuk melakukan penyusutannya.
Demikian dikatakan Arsiparis Ahli Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusip) Kota Padang, Yanrifnal JP yang ditemui Humas Kota Padang ketika sedang menata arsip pada Bagian Pembangunan Setdako Padang, Selasa (15/10/2019).
Uda Yan, demikian satu-satunya Arsiparis di Kota Padang tersebut akrab disapa tampak semangat melakukan tugasnya dibantu oleh mahasiswa magang dari D3 Informasi Perpustakaan dan Kearsipan Universitas Negeri Padang, Sri Noviyanti Putri dan Rahimah Hayuni. Turut andil Plt. Kasi Pembinaan Kearsipan Dispusip Padang, Ermawati.
“Intinya, kita di OPD secara garis besar menciptakan 2 jenis arsip, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Sedangkan arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensi (jangka waktu penyimpanan)nya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan”, jelas Yanrifnal.
“Arsip dinamis dapat pula dibagi 2 yaitu arsip dinamis aktif dan inaktif. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Sedangkan arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun”, jelasnya lagi.
Yanrifnal menambahkan, pengelolaan arsip dinamis aktif dan inaktif yang diciptakan oleh OPD, dikelola oleh OPD tersebut atau OPD pencipta arsip, sedangkan posisi lembaga kearsipan daerah di OPD sifatnya adalah pendampingan dan pembinaan. Hal ini diatur oleh Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang pelaksanaannya diatur oleh PP Nomor 28 Tahun 2012.
“Jika OPD ingin menata arsipnya sesuai aturan yang berlaku, seperti yang hari ini dilakukan oleh Bagian Pembangunan dan beberapa OPD lainnya beberapa waktu lalu, silakan minta bantuan Arsiparis yang ada di lembaga kearsipan Kota Padang dengan mengirimkan surat resmi ke Dispusip Kota Padang, insyaallah dengan senang hati kami akan turun tangan untuk membantu”, tutur Yan yang berharap setiap OPD mempunyai anggaran khusus untuk penataan arsip.
Sementara itu, Kasubag Evaluasi dan Pelaporan Bagian Pembangunan Setdako Padang Nurlasmi mengatakan, Bagian Pembangunan sangat terbantu dengan adanya layanan penataan arsip dari Dispusip Kota Padang tersebut.
“Kami mengetahui layanan ini awalnya dari sosialisasi yang diadakan oleh Dispusip, lalu kami menyurati Dispusip Padang secara resmi untuk meminta bantuan penataan arsip di OPD kami. Arsip yang bertumpuk membuat ruangan menjadi sumpek, sedangkan kita juga memiliki SDM yang terbatas untuk menatanya”, tutur Nurlasmi. (th)
0 Comments