 |
| Empat pilar dimaksud yaitu tata naskah dinas, kode klasifikasi (pengkategorian surat/arsip), Sistem Klasifikasi Keamanan Arsip (SKKA) dan Jadwal Retensi Arsip (JRA) |
Mempelajari 4 (empat) pilar kearsipan sangat penting dalam pengelolaan arsip, pengelolaan yang baik, arsip akan memiliki nilai guna.
Empat pilar dimaksud yaitu tata naskah dinas, kode klasifikasi (pengkategorian surat/arsip), Sistem Klasifikasi Keamanan Arsip (SKKA) dan Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang berkaitan dengan pemusnahan arsip dalam jangka waktu tertentu.
Hal iu disampaikan Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang, Muji Susilawati pada kunjungan hari kedua Studi Tiru Pengelola Kearsipan di Lingkungan Pemko Padang ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Yogyakarta, Kamis (11/4/2019).
"Tujuan kami kesini untuk sharing dan belajar mengenai pengelolaan kearsipan pemerintah daerah, karena Pemko Yogyakarta telah berhasil meraih predikat Terbaik I Pengelolaan Arsip Tingkat Nasional", ujar Muji
Kami juga dapat melihat hal itu dari selayang pandang profil Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta yang baru saja disajikan sangat bagus dan membantu kami untuk belajar empat pilar kearsipan.
Rombongan 70 orang yang terdiri dari sekretaris, kasubag umum dan pengelola kearsipan di lingkungan Pemko Padang disambut Kepala Bidang Perlindungan, Penyelamatan Data dan Informasi Zandaru mewakili Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta, ujar Muji.
"Zandaru katakan, Kami senantiasa berusaha menanamkan kepada setiap OPD dan juga masyarakat bahwa arsip sangat penting dari mulai kita lahir sampai akhir hayat. Untuk itu, tata kelola arsip yang baik kami coba wujudkan dari tingkat OPD hingga ke tingkat RT/RW", tutur Zandaru.
Lebih jauh, Zandaru menjelaskan bahwa Pemko Yogyakarta telah menerapkan kegiatan surat-menyurat secara digital melalui aplikasi e-office yang otomatis menghemat penggunaan kertas.
"Rancangan aplikasi tersebut dibuat oleh DPK, aplikasinya sendiri dibuat oleh Dinas Kominfo dan legal draftingnya di Bagian Organisasi", sebut Zandaru.
Dalam kunjungan itu peserta juga mendapatkan paparan dari Kepala Seksi Data, Informasi dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) M.Ilkham mengenai layanan kearsipan yang tersedia di DPK Kota Yogyakarta dan turun langsung melihat depo arsip, ruang transit, dan ruang pameran koleksi arsip yang ada di DPK Kota Yogyakarta dipandu oleh Arsiparis A.Ika Marta dan Purwanto, (th)
