Payakumbuh, --- Rencana Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Payakumbuh untuk mewujudkan adanya pustaka digital di 13 lokasi di Kota Payakumbuh ternyata mendapat perhatian dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Sebelum adanya aksi untuk merealisasi Pustaka Digital, ANRI meminta kepada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan untuk terlebih dahulu merapikan arsip dan koleksi pustaka internal Pemerintah Kota Payakumbuh.
Dalam merapikan arsip dan koleksi pustaka ini, ANRI meminta kepada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Payakumbuh untuk membina setiap OPD dan Sekretariatan Pemko Payakumbuh untuk mengelola arsipnya masing-masing. Baik arsip aktif maupun arsip inaktif. Sedangkan untuk arsip statis, kewajibannya berada pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan.
“Jangan anggap enteng arsip. Itu adalah catatan historis dan juga warisan pengetahuan untuk anak cucu kita nanti. Lagipula, arsip merupakan bukti sebuah kejadian dan pekerjaan. Jadi, wajib bagi pemerintah untuk merapikan dan menyusun secara rapi arsip-arsip mereka,” kata Rudi Anton SH. MH, Kepala Pusat Akreditasi ANRI di hadapan seluruh pejabat OPD se-Kota Payakumbuh dalam Acara Sosialisasi Pengawasan Kearsipan Di Lingkungan Pemko Payakumbuh, Kamis (6/12/2018).
Rudi juga mengatakan dengan arsip, segala urusan yang nantinya tersandung persoalan bisa cepat diselesaikan. Pasalnya, arsip adalah pembuktian apa yang telah dikerjakan. Jika pengelolaan arsip itu buruk, bisa dilihat bagaimana pulau Sipadan dan Ligitan lepas dari Indonesia. Itu karena arsip tentang pulau ini tidak dikelola dengan baik.
Diceritakannya, kalahnya Indonesia dari Malaysia soal perebutan pulau Sipadan dan Ligitan hanya Malaysia memiliki arsip historis perniagaan di pulau Sipadan dan Ligitan. Sedangkan Indonesia tidak ada. Hanya mengandalkan arsip tata Negara saja, bukan arsip historis.
“Arsip yang dijadikan Malaysia untuk mendukung arsip tata Negara mereka itu adalah aktivitas perniagaan saja. Ada kapal Malaysia yang pernah merapat di Pulau Sipadan dan Ligitan untuk mengisi air bersih tahun 1800-an. Sedangkan Indonesia tidak ada arsip pendukung lainnya. Itu yang membuat Indonesia kalah,” katanya.
Untuk menciptakan sebuah arsip, Rudi mengaku tidaklah susah. Hari ini arsip bisa bersifat tertulis, audio dan elektronik. Segala aktivitas yang direkam bisa menjadi arsip. Yang penting kesadaran manusia untuk menciptakan arsip dan bagaimana mereka mengelolanya dengan baik.
Dalam pengelolaan ini, Rudi selaku perwakilan dari ANRI siap membantu Pemko Payakumbuh untuk membenahi arsip internalnya. Agar arsi-arsip penting yang selama ini terabaikan bisa diselamatkan dan membantu agar arsip tersusun rapi agar gampang dicari nantinya.
Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Payakumbuh, Zulinda Kamal mengatakan terhitung usai Acara Sosialisasi Pengawasan Kearsipan ini, pihaknya akan langsung turun ke setiap OPD dan sekrtariat Pemko Payakumbuh untuk mengedukasi salah seorang staff instansi tersebut soal kearsipan. Setelah itu, akan difasilitasi untuk mengadakan beberapa alat pembantu untuk menyusun arsip.
“Terhitung hari ini, kami akan jemput bola dan memberikan pengetahuan kepada staff di masing-masing instansi yang bertanggung jawab atas arsip instansi tersebut. Kemudian akan kami beri fasilitas seperti meja, lemari atau fasilitas pendukung lainnya agar arsip di instansi tersebut terkelola dengan rapi dan baik,” kata Zulinda.
Setelah arsip tersebut tersusun dengan baik, akan gampang melakukan pengelolaan dan input data ke dunia digital. Hal ini akan mempermudah kerja perpustakaan digital yang direncanakan dan memperbanyak koleksi arsip untuk mereka yang membutuhkan.(ul)
